Firma digitale

Che cos’è la firma digitale e a che cosa serve?

La firma digitale è il risultato di una procedura informatica che garantisce l’autenticità e l’integrità di documenti informatici (Codice dell’amministrazione digitale, Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82):

  • autenticità: certezza dell’identità del sottoscrittore;
  • integrità: sicurezza che il documento informatico non è stato modificato in seguito alla sua sottoscrizione;
  • valore legale del documento che non può essere ripudiato dal sottoscrittore.

L’impiego della firma digitale permette di snellire significativamente i rapporti tra le pubbliche amministrazioni, i cittadini e le imprese, riducendo drasticamente la gestione in forma cartacea di documenti quali ad esempio denunce, dichiarazioni di cambi di residenza, richieste di contributi, ricorsi, ecc. Si possono sottoscrivere contratti, verbali di riunioni, ordini di acquisto, risposte a bandi di gara e altro. Inoltre la firma digitale sostituisce l’apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere ad ogni fine previsto dalla normativa vigente.

Per dotarsi di firma digitale è necessario rivolgersi ai certificatori accreditati, ossia i soggetti pubblici e privati autorizzati da AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) che garantiscono l’identità dei soggetti che utilizzano la firma digitale.

Ad ogni documento firmato digitalmente viene associato un certificato digitale di sottoscrizione, cioè un file generato seguendo precise indicazioni stabilite per legge: al suo interno sono conservate informazioni che riguardano tra l’altro l’identità del titolare, il periodo di validità del certificato stesso e i dati dell’ente certificatore.

La validità temporale di un documento firmato digitalmente corrisponde alla validità temporale del certificato utilizzato dal sottoscrittore. Per i documenti informatici la cui validità si protrae oltre la scadenza del certificato di sottoscrizione si utilizza una marca temporale, che consente di attribuire a un documento una data e un’ora certe e legalmente valide, opponibili a terzi.

E’ attiva una convenzione con Aruba e riservata esclusivamente agli ingegneri iscritti all’Ordine.

Costo dei Kit in convenzione di durata triennale

  • Kit standard EUR 17,50 + IVA (smart card + lettore – software da installare)
  • Kit token EUR 19,50 + IVA (chiave USB – software da installare)
  • ArubaKey EUR 38,50 + IVA (chiave USB – software preinstallato)

+ EUR 3,00 + IVA contributo per le spese di spedizione.

Il pagamento può essere effettuato:

  • online tramite carta di credito o paypal;
  • con bonifico bancario o su c/c postale i cui estremi sono riportati sulla pagina dei pagamenti nella procedura d’acquisto.

Procedura di rilascio della Firma Digitale con ruolo, cioè con indicazione del titolo e dell’appartenenza all’Ordine:

  1. Collegarsi al sito www.pec.it, entrare in Convenzioni, inserire il codice convenzione riservato agli iscritti FDING1793 e scegliere l’Ordine di appartenenza;
  2. nel corso della registrazione e dell’acquisto, assicurarsi che in alto a destra sia sempre visualizzato il numero di convenzione inserito;
  3. scegliere il kit desiderato e registrarsi come richiesto. Riportare esattamente cognome e nome (o nomi) come appaiono sul documento di identità: i dati non sono modificabili;
  4. compilare il modulo on-line avendo cura di inserire correttamente tutti i dati (settore di appartenenza; numero e data di iscrizione all’Ordine degli Ingegneri; anno di abilitazione e sessione 1 o 2; indirizzo di residenza anagrafica). Contattare la Segreteria dell’Ordine in caso di dubbi;
  5. effettuare il pagamento del KIT scelto;
  6. inviare e-mail all’Ordine (info@ordingcomo.org) per comunicare l’avvio della procedura;
  7. Aruba notifica all’Ordine la richiesta dell’iscritto, l’Ordine verifica i dati di iscrizione, apporta le eventuali correzioni e, se non sussistono condizioni anomale, valida la richiesta;
  8. Aruba mette in produzione il kit di Firma Digitale e, appena pronto, lo invia all’Ordine;
  9. l’Ordine riceve il dispositivo e avvisa l’iscritto della disponibilità via e-mail o telefono.

Procedura per il ritiro del kit

Recarsi personalmente all’Ordine per il riconoscimento de-visu da parte degli incaricati, portando con sé il documento in corso di validità indicato nel modulo compilato on-line. Nel caso l’indirizzo indicato nel modulo on-line differisca dall’indirizzo di residenza riportato sul documento, verrà fatto sottoscrivere apposito modulo.

Chi avesse sottoscritto la firma digitale senza ruolo e desiderasse ottenere quella con ruolo deve chiedere un diverso certificato di firma.

Vademecum per attivare la firma digitale

Il kit di firma digitale predisposto da Aruba, acquistato dagli ingegneri in versione chiavetta usb o smart card e consegnato dalla segreteria dell’Ordine previo accertamento dell’identità personale degli iscritti, inizialmente ha i certificati di validità della firma bloccati. Anche la SIM card emessa in occasione del rinnovo del certificato di firma digitale è bloccata. Come procedere:

  1. Si installa il kit con il relativo software;
  2. quando si constata che il sistema funziona, si manda ad Aruba la richiesta di attivazione dei certificati, compilando l’apposito modulo e allegando nuovamente la fotocopia della carta di identità. Nel giro di 48 ore Aruba attiva il dispositivo;
  3. qualsiasi documento firmato digitalmente fino a quel momento non ha valore, perché i certificati collegati alla carta presenti nell’archivio della pubblica amministrazione non esistono o non sono validi; pertanto qualsiasi software che abbia un minimo di controllo della validità della firma scarta il documento e dice che non è valido, perché non trova i certificati. Talvolta ciò non accade: ad esempio il CENED delle certificazioni energetiche non rilevava l’errore;
  4. appena Aruba comunica l’attivazione dei certificati, il kit della firma digitale diventa pienamente funzionante e le firme apposte hanno piena validità legale. Al fine di verificare la validità della firma è sufficiente firmare qualsiasi pezzo di carta (anche un foglio bianco in .pdf) e aprirlo successivamente in Acrobat Reader. Se è tutto a posto il “pannello firma” (un’utility predisposta da Adobe appositamente per l’Italia che suggeriamo di installare) riporta OK in verde in alto a destra.